Prasetya Karya

Bagaimana surat electronic Anda tersalur ?

Metode pengiriman Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client . Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.

• Saya menulis surel (surat electronic)
• 1. e-mail client (di komputer saya)
• 2. SMTP server penyedia e-mail saya
• 3. Internet
• 4. POP3 server penyedia e-mail penerima
• 5. e-mail client (di komputer si penerima)
• surat dibaca si penerima

Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Cara membaca surat elektronik Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.

Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:

1. Dengan cara menggunakan '' browser '', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based , artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. 
2. Menggunakan program pengakses surat elektronik ( e-mail client ), seperti: Eudora Mail, Outlook Express , Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline . Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

Etika penggunaan surat elektronik Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:

1. Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran ( attachment ) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya
2. Jangan mengirim lanjut ( forward ) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
3. Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong. 
4. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK. 
5. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.